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ABC del registro único tributario –RUT–


El RUT constituye el mecanismo para la identificación, ubicación y clasificación de las personas y entidades que posean obligaciones administradas por la Dian.

Tal registro conlleva el cumplimiento de una serie de obligaciones sancionables.

A continuación, todo lo que necesitas saber al respecto.

De acuerdo con el artículo 555-2 de Estatuto Tributario –ET–, el registro único tributario –RUT– constituye el mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta y no contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio, responsables del IVA (antiguo régimen común), no responsables del IVA (antiguo régimen simplificado), agentes de retención, importadores, exportadores, usuarios aduaneros y demás sujetos a obligaciones administradas por la Dian.

Así pues, la inscripción en el RUT deberá cumplirse antes del inicio de actividades económicas, en las oficinas de la Dian, de las cámaras de comercio o de las demás entidades que se encuentren facultadas para tal efecto.

Tratándose de personas naturales que declaren por primera vez en el respectivo año gravable, tendrán plazo para inscribirse en el RUT hasta la fecha de vencimiento prevista para presentar la declaración de renta.

¿Cómo inscribirse en el RUT?

Teniendo en cuenta lo establecido en la Resolución 012383 de noviembre 29 de 2011, quienes se encuentren obligados a inscribirse en el RUT y en el registro mercantil deberán diligenciar el formulario a través del portal web de la Dian, para posteriormente presentarlo ante la cámara de comercio de su ciudad, junto con los demás documentos requeridos (este último paso ya no es obligatorio en Bogotá; consulta nuestra noticia La Dian y la Cámara de Comercio eliminan el PRERUT para simplificar trámites para informarte más al respecto).

Al respecto es válido recordar que el 7 de septiembre de 2020 la Dian publicó su Comunicado de Prensa 082, mediante el cual anunció que realizó varias mejoras al servicio informático con el que, desde hace bastante tiempo, se puede llevar a cabo de forma totalmente virtual la inscripción en el RUT de las personas naturales y jurídicas que no requieran registro previo en cámara de comercio.

En el siguiente video, el Dr. Diego Guevara explica paso a paso la forma correcta de inscribirse en el RUT para este tipo de contribuyentes:

Así mismo, como lo indicamos líneas atrás respecto a las personas naturales que declaren renta por primera vez, el artículo 6 del ET señala que la inscripción en el RUT deberá efectuarse a más tardar el día del vencimiento del plazo para declarar, so pena de incurrir en sanciones dispuestas en la norma del artículo 658-3 del ET (Consulta ahora nuestro Calendario tributario 2022): 

En nuestro editorial Inscripción en el RUT para personas naturales que declaran renta por primera vez encontrarás un práctico paso a paso del proceso deberá realizarse virtualmente mediante la plataforma web de la Dian para tramitar el RUT.

En el siguiente video podrás escuchar de primera mano la explicación del Dr. Diego Guevara sobre las sanciones que se pueden originar cuando se omite la obligación de inscribirse en el RUT: 

Finalmente, no pierdas de vista que el Decreto 678 de mayo 2 de 2022 introdujo cambios sobre los documentos necesarios para la inscripción en el RUT: las copias de los documentos de identidad de los contribuyentes o sus apoderados, y los certificados de existencia y representación legal, se podrán llevar en papel o en digital.

En nuestro análisis Novedades en los documentos requeridos para la inscripción en el RUT te contamos todo lo que necesitas saber al respecto.

¿Cómo actualizar el RUT?

Según lo previsto en el artículo 1.6.1.2.14 del Decreto 1625 de 2016, es responsabilidad de los contribuyentes actualizar la información contenida en el registro único tributario –RUT– a más tardar dentro del mes siguiente al hecho que genera la actualización, conforme a lo previsto en el artículo 658-3 del Estatuto Tributario –ET–.

En nuestro análisis 7 pasos para la actualización virtual del RUT te explicamos detalladamente lo que debes realizar para cumplir con este requisito fácil y rápidamente. 

El artículo 1.6.1.2.14 del DUT 1625 de 2016, modificado por el artículo 8 del Decreto 1415 de 2018, señala que la actualización del RUT podrá realizarse de forma presencial o virtual, a excepción de la actualización de la información relativa a los datos de identificación y la calidad de usuarios aduaneros, la cual debe realizarse de forma presencial.

Escucha de primera mano a Diego Guevara Madrid, líder de investigación tributaria de Actualícese, quien explica detalladamente qué actualizaciones pueden realizarse de manera virtual y cuáles no:

Así pues, la actualización del RUT a través de los servicios en línea de la Dian podrá realizarse en los siguientes casos:

  • Cambio de datos de ubicación (país, departamento, municipio, dirección, correo electrónico, código postal, teléfonos).
  • Adición o reemplazo de actividades económicas.
  • Adición de responsabilidades (renta, IVA, INC, entre otras).
  • Modificación de las hojas 2, 3, 5 y 6, es decir, matrícula mercantil, representación (apoderados), contador, revisor fiscal y establecimientos de comercio, entre otros.

Finalmente, cabe señalar que, cuando la actualización de la dirección en el RUT se haga de forma virtual, esta no podrá exceder de dos modificaciones dentro de un período de seis meses, dado que, de lo contrario, dicha actualización deberá realizarse de manera presencial (mediante cita virtual actualmente); así lo indica el inciso 4 del ya mencionado artículo 1.6.1.2.14 del DUT 1625 de 2016.

En el siguiente video el Dr. Diego Guevara explica en qué casos la actualización de la dirección en el RUT requiere atención presencial: 

Actualización del RUT para pensionados

A través de su Resolución 000114 del 21 de diciembre de 2020, la Dian derogó su anterior Resolución 000139 de noviembre de 2012 y reexpidió el listado completo de los códigos de actividades económicas que los declarantes de impuestos nacionales deben reportar entre las casillas 46 a 50 de la primera página de su RUT.

Ahora bien, entre los pocos códigos nuevos que empezaron a figurar por primera vez en dicho listado, figura el 0020, designado de forma exclusiva para las personas naturales y/o sucesiones ilíquidas pensionadas.

En el siguiente video el Dr. Diego Guevara Madríd, líder de investigación tributaria de Actualícese, analiza si el nuevo código de actividad económica “020 – pensionados” se debe incluir en el RUT de todas las personas naturales que perciban ingresos por ese concepto:

Sanciones por no actualizar el RUT oportunamente

Las actualizaciones del RUT deben ser reportadas dentro del mes siguiente al hecho que origina la necesidad de actualizar la información (por ejemplo, el cambio de dirección del contribuyente, el cambio de género o de correo electrónico, entre otros). Dado el caso contrario, el contribuyente podría exponerse a la sanción contemplada en el numeral 3 del artículo 658-3 del ET, la cual equivale a 1 UVT por cada día de retraso en la actualización de la información.

Ahora bien, cuando la desactualización del RUT se encuentre relacionada con la dirección o la actividad económica desarrollada por el obligado, la sanción será de 2 UVT por cada día de retraso en la actualización.

Actividades económicas registradas en el RUT

De acuerdo con las casillas 46 a 51 del RUT, se permite reportar hasta un total de cuatro códigos de actividades económicas diferentes, las cuales deberán corresponder a aquellas actividades que mayor porcentaje de ingresos operacionales le genera al contribuyente.

En consecuencia, si un mismo responsable realiza varias actividades económicas, solo deberá reportar el código de aquellas cuatro que producen más ingresos durante el año.

Ahora bien, es imporartante tener en cuenta que, a través de su Resolución 000114 de diciembre 21 de 2020, la Dian derogó su anterior Resolución 000139 de noviembre de 2012, y reexpidió el listado de los códigos de actividades económicas aplicando los cambios que el Dane efectuó en esta materia con su Resolución 0549 de mayo de 2020.

Para explorar este tema con mayor profundidad, hemos elaborado un completo análisis titulado Listado de códigos de actividades económicas fue actualizado por la Dian. ¡Ve a leerlo!

 [Guía] Listado de actividades económicas (códigos CIIU)

Suspensión de la inscripción en el RUT

El artículo 1.6.1.2.16 del DUT 1625 de 2016, luego de ser modificado por el Decreto 678 de mayo 2 de 2022, contempla varias razones por las cuales la Dian puede optar por suspender temporalmente la inscripción en el RUT. En el siguiente video el Dr. Diego Guevara explica detalladamente dichos casos: 

Cancelación del RUT

Según el artículo 1.6.1.2.18 del DUT 1625 de 2016, modificado por el Decreto 1415 de 2018, la cancelación de la inscripción en el RUT procederá en los siguientes casos:

Por parte del contribuyente

  • Por liquidación, fusión o escisión de la persona jurídica o asimilada.
  • Al liquidar la sucesión del causante.
  • Por finalización del contrato del consorcio, unión temporal o cualquier otro tipo de colaboración empresarial.
  • Por sustitución o cancelación definitiva de la inversión extranjera directa.
  • Por cambio de género, previa expedición del nuevo documento de identidad.
  • Por cese definitivo de la inversión de portafolio del exterior.
  • Por cese de actividades a través de un establecimiento permanente en Colombia.
  • Por cambio de la sede efectiva de administración fuera del territorio nacional.
  • Por terminación o liquidación del contrato de fiducia mercantil.
  • Por cese definitivo de la prestación de servicios gravados con IVA, para el caso de los prestadores de servicios desde el exterior responsables de dicho impuesto.
  • Por unificación de entidades de derecho público del orden nacional, departamental, municipal y descentralizados, las cuales deben cumplir sus obligaciones de forma consolidada.

De oficio

  • Por el fallecimiento de la persona natural, de acuerdo con la información suministrada por la Registraduría Nacional del Estado Civil, que se encuentre inscrita sin responsabilidades en el RUT, o únicamente como no responsable del IVA o no responsable del impuesto al consumo de restaurantes y bares.
  • Cuando la persona jurídica o asimilada se encuentre liquidada de acuerdo con la información suministrada por la cámara de comercio.
  • Cuando por declaratoria de autoridad competente se establezca que existió suplantación en la inscripción del RUT.
  • Por orden de la autoridad competente.
  • Por unificación de las entidades de derecho público del orden nacional, departamental, municipal y descentralizado que deban cumplir sus obligaciones de forma consolidada.
  • Cuando se detecte que hay duplicidad del NIT de una misma persona natural o jurídica.

A continuación, el Dr. Diego Guevara explica qué proceso debe realizar un contribuyente para cancelar el RUT:

Cabe señalar que el trámite de la cancelación del RUT estará sujeto a la verificación del cumplimiento de todas las obligaciones administradas por la Dian, sin perjuicio de la aplicación del artículo 820 del ET respecto a la remisión de las deudas tributarias. Sin embargo, cuando la orden de cancelación de oficio provenga de una autoridad en ejercicio de funciones jurisdiccionales, esta se cumplirá inmediatamente, según los términos prescritos en ella.

Por otra parte, cuando tal cancelación de oficio provenga de la Dian, por razones de control o inactividad tributaria, esta se cumplirá de manera inmediata, según los términos prescritos. En este caso, la verificación de las obligaciones se entiende realizada previamente por el área que ordena la cancelación del RUT.

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