La diligencia de descargos es el proceso por medio del cual el empleador le otorga al empleado la oportunidad de presentar una postura frente a la falta laboral cometida. El acta hace parte del procedimiento que responde a la presunción de inocencia del empleado y a su derecho al debido proceso, en cumplimiento al artículo 115 del CST.
En una diligencia de descargos el empleador cita al trabajador para que este pueda justificar los motivos por los cuales incurrió en una falta que puede estar relacionada no solo con las funciones propias del cargo que ocupa el trabajador, sino también con el incumplimiento de normas establecidas en el reglamento interno de trabajo o en la legislación nacional.
Cabe anotar que antes de realizar el proceso de descargos el empleador debe determinar si la falta identificada compromete el clima laboral, el efectivo desarrollo de las actividades de la entidad, la imagen corporativa, entre otros asuntos, y si dicha falta está identificada dentro de la normatividad laboral y el reglamento interno de trabajo, para poder así dar inicio a un proceso disciplinario contra el empleado.
Modelo de acta de diligencia de descargos
Con esto en mente, compartimos una guía para realizar el acta de diligencia de descargos, ya que este documento hace parte del acervo probatorio que justificará al empleador en caso de que haya lugar a un despido con justa causa.
Aquí encontrarás:
La ciudad y fecha en la cual se lleva a cabo la diligencia de descargos.
El nombre, razón social y dirección de la empresa.
Los datos completos del representante legal, jefe inmediato, secretario de la reunión, empleado que incurrió en la falta y testigos.
La descripción detallada de los hechos ocurridos que pusieron en riesgo a la compañía.
Las preguntas por parte del empleador y las respuestas que suministra el trabajador.
Ahora, te invitamos a elevar tu nivel profesional de la mano de Actualícese. En el siguiente video conocerás el procedimiento legal para despedir a una trabajadora doméstica por dificultades financieras:
Este es un formato en Word que te servirá como comprobante de que se realizó la respectiva entrega de dotación a los trabajadores por parte del empleador.
La dotación es un derecho de todos los trabajadores que devenguen menos de dos salarios mínimos mensuales legales vigentes ($2.600.000 para 2024).
De acuerdo con lo señalado por el artículo 230 del CST, si como empleador usted tiene contratado a (1) uno o más trabajadores, deberá suministrar cada cuatro (4) meses al trabajador, de forma gratuita, un par de zapatos y un vestido de labor; a este beneficio tienen derecho los empleados que ya hayan cumplido más de tres (3) meses de labores.
Nota: si el empleador desatiende el deber de suministrar la dotación, el empleado podrá recurrir a la terminación del contrato por justa causa o ante un inspector de trabajo, mencionando que se incumplió con dicha obligación.
Acta de entrega de dotación
La dotación se debe entregar cada 4 meses en las siguientes fechas del calendario (ver el artículo 232 del CST):
30 de abril.
31 de agosto.
20 de diciembre.
Cabe anotar que, si el trabajador no utiliza la dotación entregada por el empleador, el artículo 233 del CST señala que el empleador queda eximido de entregarle la dotación en el período siguiente.
Además, el empleador será quien decida el tipo de calzado y vestido de labor que más le convenga al trabajador, teniendo en cuenta la naturaleza y el tipo de funciones que se desempeñen y el clima o medioambiente, los instrumentos o materiales que manipulará, entre otras circunstancias y factores vinculados directamente con la labor desarrollada.
De acuerdo con todo lo anterior, te presentamos una guía que te servirá para realizar el acta de entrega de dotación de manera correcta y oportuna.
Para utilizar este modelo en Word se sugiere diligenciar la información solicitada en los espacios con letra azul. No obstante, el formato es totalmente editable, por lo que podrás modificar o añadir información para adecuarlo a tus necesidades.
Por último, te invitamos a revisar el siguiente video, en el que nuestra conferencista Angie Marcela Vargas responde al siguiente interrogante: ¿Cuál debe ser el valor mínimo de la dotación?
Modelo de acta de reunión del máximo órgano social para cambio de representante legal
El cambio de representante legal de una sociedad se puede efectuar mediante una reunión ordinaria o extraordinaria del máximo órgano social, es decir, la asamblea de accionistas o junta de socios.
A continuación, se presenta un modelo de acta para llevar a cabo este cambio y nuevo nombramiento.
Acta de nombramiento o cambio de representante legal
En las sociedades en las que se requiere realizar el nombramiento o cambio de representante legal se debe certificar la decisión mediante acta del máximo órgano social, a fin de brindar la legalidad que exige la ley para esta decisión.
Además, es importante resaltar que dicha acta, una vez aprobada por el presidente y el secretario de la asamblea, debe registrarse en la cámara de comercio para efectos de cancelar la inscripción del representante legal anterior y efectuar la inscripción del nuevo nombramiento (ver artículo 164 del Código de Comercio –CCo–).
Cabe anotar que, cuando se hace un cambio de representante legal, también se debe actualizar el RUT de la entidad; y si este nuevo representante nunca ha tenido uno, deberá inscribirse ante la Dian, para lo cual se deben atender los artículos 1.6.1.2.7 y siguientes del DUT 1625 de 2016.
Por lo anterior, a continuación compartimos un modelo de acta de asamblea o junta de socios para el nombramiento o cambio del representante legal.
Por último, te invitamos a revisar el siguiente video, en donde nuestro líder de investigación tributaria, el Dr. Diego Guevara Madrid, responde al siguiente interrogante: ¿qué hacer ante la Dian cuando se presenta un cambio de representante legal?
Modelo de acta de distribución de utilidades y pago de dividendos
Según el artículo 446 del CCo, la junta directiva y el representante legal deben presentar un proyecto de distribución de utilidades, el cual será discutido y aprobado por los accionistas. Con esta acta de distribución de utilidades y pago de dividendos podrás dejar constancia por escrito de dicha reunión.
La asamblea general de accionistas tiene la obligación de reunirse en la fecha señalada en los estatutos o, en su defecto, dentro de los tres (3) meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio, para considerar, entre otros puntos, lo relativo a la distribución de utilidades del ejercicio y el correspondiente pago de dividendos a los accionistas (ver artículos 181 y 422 del Código de Comercio –CCo–).
Acta de distribución de utilidades y pago de dividendos
De acuerdo con lo señalado por el artículo 446 del CCo, le corresponde a la junta directiva y al representante legal presentar un proyecto de distribución de utilidades, el cual será discutido y aprobado por los accionistas.
Cabe anotar que la decisión de distribución y pago de utilidades debe quedar estipulada en un acta de asamblea de accionistas.
Por lo anterior, a continuación compartimos un modelo de acta de distribución de utilidades y pago de dividendos. Este formato ha sido elaborado de conformidad con lo estipulado en el Código de Comercio. No obstante, hay que recordar que esta es una herramienta de ayuda, por lo cual se deberá ajustar según las necesidades de cada usuario.
Luego de terminado cada ejercicio, según sea establecido por cada sociedad comercial, la asamblea general de accionistas debe ser convocada a una reunión ordinaria, según las indicaciones de los artículos 181 y siguientes del CCo.
Mediante este modelo de acta se puede dejar constancia de dicha reunión.
Acta de asamblea general de accionistas
En la elaboración de las actas deberá tenerse en cuenta lo dispuesto en los artículos 189 y 431 del Código de Comercio –CCo–, esto es, que las decisiones de la asamblea general de accionistas se harán constar en actas aprobadas por ella o por las personas designadas para tal efecto.
Estas actas deberán identificarse con un número en orden cronológico y en forma sucesiva y continua, de modo que el acta de la primera reunión del año lleve el número siguiente al del acta de la última reunión del año anterior.
Contenido del modelo de acta de asamblea general de accionistas
Según lo dispuesto por el artículo 431 del Código de Comercio, en las actas se debe dejar constancia de todo lo ocurrido en la reunión respectiva.
Ello implica no solo mencionar la lista de temas que fueron objeto de discusión, sino que, además, se debe presentar un resumen de los principales hechos o argumentos expuestos a favor o en contra de cada una de las propuestas, así como las conclusiones a las que se llegó, dejando constancia de todos los documentos puestos a consideración del órgano social. Aquellos documentos son parte integral del acta, por lo que en caso de no ser transcritos deberán presentarse como anexos.
Recordemos que la asamblea general de accionistas debe reunirse de forma ordinaria, por lo menos una vez al año, en la fecha señalada en los estatutos de la sociedad o, en silencio de estos, dentro de los tres (3) meses siguientes al cierre del último ejercicio (ver artículos 181 y 422 del Código de Comercio –CCo–).
Para llevar a cabo dicha reunión es necesario realizar una convocatoria a todos los socios o accionistas de acuerdo con lo señalado en los estatutos de cada sociedad.
Finalmente, te compartimos el siguiente video disponible en nuestro canal de YouTube, en donde se explican los estados financieros de propósito general que deben ser presentados en las asambleas de accionistas:
Modelo de acta del máximo órgano social para cambio de los miembros de junta directiva
Te presentamos una guía del acta a levantar por el cambio de los miembros de junta directiva, la cual debe ser inscrita en la cámara de comercio correspondiente.
Recordemos que la elección de los miembros principales y suplentes de la junta directiva solo puede ser adelantada por el máximo órgano social.
¿Quiénes están obligados a constituir una junta directiva?
Las sociedades de responsabilidad limitada y las sociedades por acciones simplificadas, por su parte, no están obligadas a nombrar una junta directiva, pero pueden hacerlo si lo consideran conveniente, para lo cual deberán especificarlo en sus estatutos.
No te pierdas nuestra conferencia Factores ambientales, sociales y de gobernanza: un tema de gran importancia para los miembros de juntas directivas:
Modelo de acta del máximo órgano social para cambio de los miembros de junta directiva
La elección y remoción de los miembros que integran la junta directiva corresponde, según los artículos 420 y 436 del CCo, al máximo órgano social de la entidad, es decir, a la asamblea general de accionistas o a la junta de socios, dependiendo del tipo de sociedad del que se trate.
En ese orden de ideas, aquí te presentamos un modelo de acta de asamblea de accionistas o junta de socios extraordinaria convocada para la elección de los miembros de la junta directiva.
Para el nombramiento del revisor fiscal se debe hacer una reunión del máximo órgano social en el que se informe que el revisor fiscal anterior ha sido revocado o ha renunciado, y que se designe una nueva persona.
Compartimos un modelo del acta que debe levantar la asamblea de accionistas o junta de socios.
En ese sentido, cuando el revisor fiscal renuncia intempestivamente o es revocado de su cargo, le corresponde a la asamblea general de accionistas o junta de socios reunirse de forma extraordinaria para realizar la elección de un nuevo revisor fiscal.
Acta de nombramiento del revisor fiscal
La decisión de la revocatoria del revisor fiscal saliente y del nombramiento de su reemplazo debe constar en un acta.
Adicionalmente, la entidad tiene la obligación de registrar dicha acta en la cámara de comercio de donde se encuentre el domicilio, para comunicar el cambio de revisor fiscal en el registro mercantil, así como actualizar el RUT.
Por último, te invitamos a revisar el siguiente video en donde nuestro líder de investigación tributaria, Dr. Diego Guevara Madrid, explica que contribuyentes están obligados a contar con revisor fiscal en el año 2023:
Este modelo de acta de reunión de junta directiva que te presentamos contiene todo lo necesario para conservar una bitácora de los temas abordados, comerciales y financieros, de proposiciones y varios, con detalle de decisiones, compromisos y tareas asumidas; puede ser ajustado a tus necesidades.
La junta directiva es un órgano administrativo cuyo propósito es tomar las decisiones necesarias para que la sociedad cumpla con sus objetivos y fines. Tiene a su cargo el nombramiento del gerente y otros cargos. Su principal función es la de mediar entre los intereses de los propietarios y los empresariales.
Modelo de acta de reunión de junta directiva
El formato que elaboramos abarca todo lo que debe contener un acta de reunión de junta directiva y se puede modificar según las necesidades de cada sociedad.
Además de cumplir con los requisitos legales establecidos por el Código de Comercio colombiano, el modelo contiene información importante que sirve de guía para dejar plasmado por escrito lo que sucede en una reunión de la junta directiva; por ejemplo:
Verificación del quorum: según el artículo 437 del CCo, la junta directiva deliberará y decidirá válidamente con la presencia y los votos de la mayoría de sus miembros, salvo que se estipule un quorum
Elección de un presidente y secretario para cada reunión.
Aprobación del orden del día.
Lectura del acta anterior.
Informe del representante legal.
Proposiciones y varios.
Lectura y aprobación del acta.
El artículo 438 del CCo señala que, salvo disposición estatutaria en contrario, se presumirá que la junta directiva tendrá atribuciones suficientes para ordenar que se ejecute o celebre cualquier acto o contrato comprendido dentro del objeto social y para tomar las determinaciones necesarias en orden a que la sociedad cumpla sus fines, garantizando las operaciones de la compañía.
Las sociedades mercantiles están obligadas a tener junta directiva, pero en las sociedades por acciones simplificadas –SAS–, y en las de responsabilidad limitada, es potestativo de la asamblea de accionistas determinar si quieren o no tener una junta directiva que funcione como soporte y acompañamiento para los socios.
Además, el artículo 436 del CCo menciona que los miembros principales y suplentes de la junta directiva serán elegidos por la asamblea general de accionistas, para períodos determinados y por cuociente electoral (este se determinará dividiendo el número total de los votos válidos emitidos por el de las personas que hayan de elegirse, artículo 197 del CCo), sin perjuicio de que puedan ser reelegidos o removidos libremente por la misma asamblea.
Generalidades de la junta directiva
De acuerdo con la sección II del capítulo III del CCo, las atribuciones de la junta directiva se expresarán en los estatutos de la sociedad y sus reuniones podrán ser programadas durante todo el año en fechas específicas (ordinarias, por lo menos una vez al mes) o convocadas ante alguna eventualidad (extraordinarias).
La junta directiva podrá ser convocada por ella misma, por el representante legal, por el revisor fiscal o por dos de sus miembros que actúen como principales (ver artículo 437 del CCo).
En ocasiones excepcionales y especiales podrán participar en las reuniones de la junta directiva invitados, como asesores legales y la revisoría fiscal en persona o su representante.
Recordemos que no podrá existir en la junta directiva una mayoría cualquiera formada con personas ligadas entre sí por matrimonio, parentesco dentro del tercer grado de consanguinidad o segundo de afinidad, o primero civil, excepto en las sociedades reconocidas como de familia (artículo 435 del CCo).
Por último, te recomendamos la siguiente Conferencia Actualícese, en la que la Dra. Mónica Contreras, economista con MBA de la Universidad de los Andes, destaca que cada día más mujeres integran las juntas directivas de los emisores de valor colombianos, lo cual es un importante logro que se ha alcanzado en el país.
Modelo de acta de decisiones de asamblea de copropietarios
Este modelo de acta de asamblea de copropietarios, elaborado conforme a los lineamientos de la Ley 675 del 2001, te permitirá dejar constancia de las decisiones aprobadas por los copropietarios de cada propiedad horizontal.
Conoce los temas más importantes que deben ser tratados en dicha reunión.
El artículo 47 de la citada Ley 675 de 2001 requiere que las decisiones adoptadas por la asamblea queden asentadas en actas firmadas por el presidente y el secretario de esta.
Contenido del modelo de acta de decisiones de asamblea de copropietarios
En el acta de decisiones de asamblea de copropietarios de una propiedad horizontal o conjunto residencial deberán indicarse, entre otros puntos, los siguientes:
Si se trata de una asamblea ordinaria o extraordinaria.
La forma de la convocatoria.
El orden del día abordado en la reunión.
El nombre y la calidad de los asistentes, su unidad privada y sus respectivos coeficientes.
Las decisiones aprobadas por la asamblea y los votos emitidos en cada caso.
Por lo anterior, a continuación compartimos un Modelo de acta de decisiones de asamblea de copropietarios, el cual ha sido elaborado de acuerdo con los lineamientos de la Ley 675 de 2001 o régimen de propiedad horizontal.
Nota: el administrador de la propiedad horizontal debe poner a disposición de los copropietarios la copia completa del texto de cada acta en la sede de la administración e informar de ello a los copropietarios. Esto deberá hacerlo en un lapso no superior a 20 días hábiles contados a partir de la fecha de la reunión. Para ello, se debe dejar constancia en el libro de actas de su fecha y lugar de publicación.
Finalmente, te compartimos uno de nuestros videos que hacen parte del Consultorio de revisoría fiscal y auditoría sobre asamblea de copropietarios y junta de accionistas, en donde el Dr. Roberto Valencia resuelve el siguiente interrogante: ¿cuáles son las diferencias que debe tener en cuenta un revisor fiscal al asistir a una junta de accionistas de una empresa y a una asamblea de copropietarios?
Modelo de acta de reunión de asamblea general para constituir una empresa o fundación
Para constituir una empresa o fundación se requiere que los socios o fundadores lleven un registro de las actas en las que se consignen las reuniones en las cuales tomaron estas decisiones.
Este modelo constituye la primera acta que una empresa o fundación debe elaborar para iniciar actividades.
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Modelo de acta de cesión y venta de cuotas sociales a terceros en la sociedad de responsabilidad limitada
En una sociedad de responsabilidad limitada, para la cesión y venta de cuotas sociales a terceros, es necesario que la junta de socios apruebe esta decisión.
Desde Actualícese diseñamos este formato en Word totalmente editable que incluye un modelo mediante el cual la junta puede otorgar tal autorización.
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Modelo de acta de reunión de junta de socios o asamblea general de accionistas por derecho propio
Los socios o accionistas pueden reunirse en una asamblea por derecho propio cuando los administradores no los convoquen a una reunión ordinaria (ver artículo 422 del CCo).
Encuentra aquí un modelo de acta para esta reunión por derecho propio que tendrá lugar el primer día hábil de abril de cada año.
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![[Infografía] Asamblea de copropietarios: esto es lo que debe conocer para su debida realización](https://cdn.actualicese.com/Imagen-editoriales/Infografia-20-02-2020.jpg){kind=link}